「オフィス移転が決まったけれど、具体的にどんな準備を進めていけばいいんだろう」と不安になっている方向けに、この記事を書きました。
オフィスの移転にはやるべきことがたっぷり。具体的なスケジュールをイメージして動かなければ、移転間近に慌てる羽目になりかねません。
そこで、この記事ではオフィス移転のスケジュールについて、時期別にやることを解説します。移転が決まった方はぜひ、早めにご覧ください。
目次
オフィス移転にかかる期間は約6ヶ月
まず、オフィス移転の準備は6ヶ月前くらいには始めましょう。新オフィスの物件調査は、もっと早くはじめても良いくらいです。
企業規模が大きくなれば、その分時間がかかるのでさらに余裕を持つようにしましょう。オフィス全体を巻き込む大掛かりなイベントになるので、移転のチームを立ち上げ、計画的に行動することが大切です。
オフィス移転のスケジュールを時期別に解説
それでは、オフィス移転のスケジュールを具体的に説明していきます。時期別にやるべきことをまとめているので、ぜひ参考にしてください。
移転が決まったときにやるべきこと
移転が決まったらすぐにやるべきことは以下の4つです。
- 移転の目的を明確にする
- 移転先オフィスの条件だし
- スケジュールの作成
- 移転先の選定
1 移転の目的を明確にする
まず、現状のオフィスの問題点と、移転で実現したいことを洗い出します。
- 人が多くて手狭になった
- 社員食堂を設置したい
- 来客が多いので駐車場が今より多いほうがいい
など、大きなものでもちょっとした希望でも構いません。エリアや内装、レイアウトなどの希望も明確にしていくことで、次に行うオフィスの条件出しがスムーズになります。
2 移転先オフィスの条件だし
移転オフィスの条件をまとめていきます。
- 最寄り駅からの距離や交通機関などの立地
- オフィスのサイズ
- 棟ごと借りるか他のテナントの入っているところにするか
- 近隣の飲食店は必要か
- 駐車場のサイズはどれくらいか
など、できるだけ具体的に計画しましょう。社員の声を吸い上げてみても良いでしょう。
3 スケジュールの作成
自社用のスケジュールも早めに作成しましょう。明文化しておくことで、準備の抜け漏れを防げます。
スケジュールは移転プロジェクトメンバーに共有し、全体で意識統一してすすめていきましょう。
4 移転先の選定
ここまで決まったら、具体的に移転先を探し始めます。先に出した条件を満たすところをじっくりと探していきましょう。
また、ビルの築年数も注目するポイントです。古いビルの場合、電気容量が低い場合があります。使い始めてから容量不足となると工事の手間も大きくなるため、管理会社に確認をしておきましょう。
４〜6ヶ月前のスケジュール
移転の半年くらい前から、本格的に決定することが増えていきます。
- 解約通知を出す
- 移転先を決定
- 移転業者の決定
- 原状回復工事の業者決定
- 新オフィスレイアウト確定
1 解約通知を出す
オフィスのオーナーまたは管理会社に対して、事前にオフィスの退去を通知します。なお、これを解約予告といいます。
オフィスの賃貸契約を解約したい希望日の6ヶ月前までに、解約予告が必要な場合が多いです。この解約に要する期間を解約予告期間といい、契約内容に応じて期間が異なります。
入居時に交わした賃貸借契約書を確認しましょう。
なお、原状回復工事は契約期間中における必要があります。移転が完了した後に工事する分の日数も加味して退去日を決めてください。
2 移転先を決定
移転先の中から、最終候補を確定します。契約の際には
- 最低契約期間
- 共栄費の有無
- 敷金礼金
などをしっかり確認しましょう。賃貸により、最初の数ヶ月の賃料が無料になる、フリーレントを設けているところもあります。また、家賃の交渉ができる場合もあるので、気になる点は相談しつつ契約しましょう。
納得するところが見つかれば、賃貸借契約書を取り交わします。
3 移転業者の決定
オフィスの移転業者を決定します。移転業者には、オフィスのレイアウト作成まで相談できるところも。希望に合わせたところを選ぶのがおすすめです。
また、それぞれ、オフィスの規模に合わせたところを探しましょう。
オフィス移転業者については、「【選ぶポイントも解説】オフィスを移転するときにおすすめの引っ越し業者10選」の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
4 原状回復工事の業者決定
今のオフィスの撤去後に、原状回復工事をする必要があります。原状回復工事とは、現在の状態から入居時に状態に戻すこと。
賃貸借契約の内容を確認した上で、借り主とどこまで工事するか範囲を打ち合わせましょう。そのうえで、原状回復工事の業者を選定します。
このとき、料金とともに必要な期間も見積もりをとるのがポイント。退去日に関わるので、早めに確認しておきましょう。
5 新オフィスレイアウト確定
新しいオフィスのレイアウトを確定します。
各部署に必要なスペースを配分し、会議室や応接室などのレイアウトを決めます。オフィス移転の目的やコンセプトに合わせながら考えましょう。
見た目だけでなく動線を意識すると、使いやすくなります。難しい場合は、オフィス移転業者に相談しつつ、詳細をまとめていきましょう。
2〜3ヶ月前のスケジュール
移転の2〜3ヶ月前にやることは以下のとおりです。
- 廃棄する備品・購入する備品を確認
- 住所・電話番号の乗っている書類の変更準備
- 電話機コピー機の移設手配
- 社員への移転スケジュール公示
- 原状回復工事の打ち合わせ
1 廃棄する備品・購入する備品を確認
備品のなかで、廃棄するものと新しく購入するものを決定します。そのまま持っていく備品が多ければ、引越し費用にも乗っかっていくので、早めに明確にしましょう。
また、新規購入する場合は、移転作業前に搬入が必要です。内装工事の後に届くようにスケジュール調整が必要です。
廃棄する備品がある場合は、そのまま捨てると粗大ゴミ料金がかかります。そこで、買取業者に依頼するのがおすすめです。
この記事を書いている良品企画は、出張買取も行う業者です。事前に写真を送っていただくだけでお見積りが可能で、買取当日に現金払いできます。引越し費用を少しでもおさえたい方は、ぜひお見積りだけでもお気軽にご利用ください！
2 住所・電話番号の乗っている書類の変更準備
名刺やパンフレットなど、オフィスの住所・電話番号が載っている書類は変更準備をしましょう。新しいものを印刷会社に依頼したり、既存のものにシールを貼る対応でも良いでしょう。
こちらもギリギリになると、移転時に間に合わなくなるので、2ヶ月前には発注するようにしてください。取引先への移転の挨拶状も合わせて用意しましょう。
3 電話機・コピー機の移設手配
電話機・FAX付きのコピー機を使うには、電話工事が必要です。電話工事は工程が多く、1ヶ月ほどかかることも。早めに手配することをおすすめします。
利用している電話回線のキャリアに連絡し、手配を進めます。また、撤去工事と移転先の設置工事の業者を探しましょう。
スムーズにやり取りするために、引越し先のオフィスで使用する電話機の数は事前に把握し共有しましょう。
4 社員への移転スケジュール公示
一般社員に移転の具体的なスケジュールを公示します。マニュアルを用意して意思疎通を測ると便利です。
パソコンのバックアップや社員個人の持ち物の梱包など、社員一人ひとりが行う作業をまとめておくと滞りなく移転が進みます。
5 原状回復工事の打ち合わせ
移転が終わってすぐ工事に入れるように、原状回復工事の業者と打ち合わせましょう。スケジュール、作業範囲などをすり合わせて準備します。
1ヶ月前
いよいよ1ヶ月前になったら、新オフィスを仕上げ始めます。具体的にやるべきことは4つ。
- 新オフィスの内装工事
- 新規備品の搬入
- 電気などの設備工事
- 取引先への連絡
1 新オフィスの内装工事
フローリングや間仕切りなどを設置する、内装工事をすすめます。デザインや元の状態により日数が変わってくるので、こちらも業者とよく相談してください。
一般的には、オフィスの内装工事は2〜3週間と言われています。
2 新規備品の搬入
内装工事が進んできたら、新規備品を搬入していきます。今のオフィスから持ってくる備品の動線を潰さないようにしましょう。
3 電気などの設備工事
電気などインフラ関係の設備工事もすすめます。電気容量を増やしたい場合は、ブレーカーの交換が必要です。ビル全体の電気容量に余裕がない場合は、ビル自体の変圧器工事など大掛かりになります。
内装工事と一括でおこなってくれる場合が多いです。
4 取引先への連絡
移転日を改めて取引先に連絡していきます。オフィスに誰もいなかった、急に電話番号が通じなくなったという自体を避けるためにも、漏れなく報告していきましょう。
移転から1ヶ月後
移転が終わっても、まだ作業が残っています。忘れずに期日までにすすめましょう。
- 旧オフィスの原状回復工事
- 各種書類の提出
- 移転に伴う廃棄物処理
- 旧オフィスの明け渡し
- 敷金・保証金の返還
1 旧オフィスの原状回復工事
旧オフィスに物がなくなったら、原状回復工事です。先に確認した回復範囲に従って工事をしていきます。
工事後は必ず立ち会いをして、問題ないか確認してください。
2 各種書類の提出
オフィスを移転すると、各所に書類提出しなければなりません。なかには移転から5日以内に提出が求められているものもあるので、確実に行ってください。
なお、「【丸わかり】オフィス移転・廃業の流れと期間はどれくらい？」では、必要な書類を一覧にしてまとめています。こちらもぜひ参考にしてください。
3 移転に伴う廃棄物処理
移転ででてきた廃棄物を処理します。産業廃棄物のほか、原状回復工事で建築資材もでて来るので、合わせて処分が必要です。
通常は、工事会社が廃材処分まで請け負ってくれますが、自社で手配する場合もあるので確認しておきましょう。
なお、オフィスの備品を廃棄する場合は、買取業者に相談してみてはいかがでしょうか？費用を払って処分しなければならないものを、むしろ買い取ってもらえるチャンスです。
弊社良品企画では、大量買取にも対応しているので、まずはぜひお見積りからご利用ください。
4 旧オフィスの明け渡し
オフィスが借りる前の状況に戻ったら、旧オフィスを明け渡します。
5 敷金・保証金の返還
明け渡しが終れば、敷金・保証金が変換してもらえます。原状回復の度合いによるのでしっかり確認し、該当額を受け取りましょう。
オフィス移転はスケジュールを明確に！計画的に準備しましょう
オフィスの規模にもよりますが、移転には時間がかかるもの。やることも盛り沢山なので、社員で協力しながら計画的に準備をすすめていきましょう。
なお、移転に伴う不用品は買取業者に依頼するのがおすすめです。
この記事を書いている良品企画は、出張買取も行う業者です。事前に写真を送っていただくだけでお見積りが可能で、買取当日に現金払いできます。引越し費用を少しでもおさえたい方は、ぜひお見積りだけでもお気軽にご利用ください！
