「オフィスを移転したいけれど、何から着手すればいいかわからない…」
「移転作業中だけど、抜け漏れが気になる…」
オフィスの移転って大変ですよね。家の引っ越しと違い、提出しなければいけない届け出も多くて、出し忘れているモノがないか不安…。
従業員への案内や指示もしないといけないので、入念に準備は進めたいところです。
そのような悩みを抱える方に向け、オフィスを移転するときの流れをまとめました。
- オフィス移転の流れ
- 必要な費用感
- 提出する届け出
をしっかりと網羅したので、ぜひ最後までご覧ください。
オフィスを移転するときの流れ
オフィス移転する際の流れを以下にまとめました。
- 移転する目的を設定する
- 新しいオフィスのテナントを探す
- 旧オフィスの解約を予約する
- レイアウト・備品を決める
- 引っ越し業者と打ち合わせをする
- 社内告知を行う
- 取引先へ告知する
- 各種届け出を提出する
それぞれ解説していきます！
【流れ1】移転する目的を設定する
まず現状のオフィスにどのような課題があるのか、移転に際して実現したいことは何なのか、それぞれ洗い出しましょう。
エリアや内装、レイアウトなど、実現したいことを明確にすることで、解決できる空きテナントを探す手間が少なくなります。
【流れ2】新しいオフィスのテナント探し
新しいオフィスを選ぶポイントとして代表的なものを以下にまとめました。
- 立地
- 周辺環境
- 入居コスト
- 設備
これらは特に気をつけましょう。立地が悪ければ、従業員の疲れやストレスの元にもなりますし、周辺に郵便局や銀行がある方が、日々の雑務を軽減できます。
入居する際にも、敷金や補償金、礼金などの初期費用が多くかかることも。
また、ビルの築年数も注目するポイントです。古いビルの場合、電気容量が低い場合があります。使い始めてから容量不足となると工事の手間も大きくなるため、管理会社に確認をしておきましょう。
【流れ3】旧オフィスの解約予約
オフィスのオーナーまたは管理会社に対して、事前にオフィスの退去を通知することを解約予告といいます。
オフィスの賃貸契約を解約したい希望日の6ヶ月前までに、解約予告が必要な場合が多いです。この解約に要する期間を解約予告期間といい、契約内容に応じて期間が異なります。
入居時に交わした賃貸借契約書を確認しましょう。
【流れ4】レイアウト・備品を決める
各部署に必要なスペースを配分し、会議室や応接室などのレイアウトを決めます。オフィス移転の目的やコンセプトに合わせながら考えましょう。
レイアウトの確定後、内装工事や電気・通信・空調工事を専門業者に依頼しましょう。
余裕をもってオフィス移転を進められるように、各業者への依頼は移転日の3か月前までに終わるように動きましょう。
【流れ5】引越し業者の選定・打ち合わせ
引越し業者の選定時は、移転日の2か月前までを目標に、複数の会社に見積もりを依頼し、引越し費用や作業内容の相見積もりを行いましょう。
注目するべき点は以下になります。
- どこまで作業をしてくれるか
- 作業後の保証やサポート体制は充実しているか
- オフィス移転の経験があるか
これらは必ず確認しましょう。加えて、見積もり発行の際には作業ひとつ一つの項目を算出してもらいましょう。
【流れ6】社内告知を行う
引っ越し業者と相談しながら詳細な移転スケジュールを決め、社内通知を行いましょう。
パソコンのバックアップや社員個人の持ち物の梱包など、社員一人ひとりが行う作業のマニュアル作成も必須ですね。
移転先に搬送する大型のオフィス家具などのリスト化やナンバリングも始めましょう。
引っ越し時に慌てないように、早い段階から準備をしておくのが大切ですね！
【流れ7】取引先や社外に告知する
社内告知を行うとともに、取引先への告知やHPの変更も行いましょう。
また、移転によって住所が変わると、名刺、封筒、パンフレットなどを新たに印刷し直すことになります。移転後すぐに新しいものが使えるよう、事前に印刷しておきましょう。
【流れ8】各種届け出の提出
オフィス移転の際には、たくさんの届け出を提出しないといけません。中には移転後5日以内に提出しないといけない資料も。
記事の下部に、提出しなければいけない書類と、提出先をまとめました。ぜひ参考にしてください。
オフィスを移転する際にかかる費用
オフィスを移転する際に必要なお金は、大きく分けて以下の2つです。
- 退去するときにかかる費用
- 入居するときにかかる費用
それぞれ解説します！
退去するときにかかる費用
オフィス退去時にかかる費用は大きく分けて以下の通りです。
- 原状回復費用
- 解約違約金
- 契約満了日までの残存賃料
2と3は入居時の契約内容によって異なりますので、確認しましょう。原状回復費用は借主が負担するものなので、どのくらいの費用がかかるのか予め知っておきましょう。
工事区分や施工会社によっても金額は異なりますが、一般的な価格を以下にまとめました。
一坪あたり
- 小中規模オフィスは￥30,000~￥70,000
- 大規模ビルは￥80,000~￥120,000
- ハイグレードビルは￥150,000~￥200,000
大体の予算がこちらになります。この金額の中には残地物の処分費用も含まれています。
もし処分したいものが出てきた場合、良品企画にご相談ください。不用品の買取サービスをおこなっており、処分費用を押さえるどころか引っ越し資金を作るチャンスです。
インターネットにて、写真を送っていただくだけでご査定を受け付けております。出張にて買取をおこなっていますので、大量のオフィス機器を処分したい場合も持ち運びの手間なくご利用いただけます。
お値段が気になる方は、まずは査定だけでもお気軽にご利用ください。
入居するときにかかる費用
オフィス入居時にかかる費用は、大きく分けて以下の通りです。
- 敷金
- 保証金
- 礼金
- 保証委託料
- 仲介手数料
敷金は、賃料の3~12ヶ月分を一括で支払うことが多いです。物件のオーナーによって異なりますので、契約時に確認しましょう。
保証金は、オフィスの広さに比例して金額が増えます。こちらもオーナーが決める金額ですので、契約の際はなぜこの金額なのか聞いてみるのも良いですね。
礼金は、かからないことが多いです。しかし、オーナーによっては家賃の2ヶ月分を料金として加える人も。交渉次第では金額を下げることも可能です。
保証委託料は、保証会社を利用する際の費用です。家賃や共益費などを全てあわせた額の1ヶ月分が相場です。
保証会社を利用することでオーナーのリスクが減ります。これにより敷金保証金が少なくなるのが一般的です。
オフィスを移転するときに提出する届け出一覧
オフィスを移転するときに必要な書類を、提出場所別にまとめました。是非参考にしてください。
法務局
- 本店移転登記申請書
- 支店移動登記申請書
本店が移転した際には本店移転登記申請書を、支店が移転した際には支店移動登記申請書を提出しましょう。
提出期日はどちらも移転してから2週間以内です。
税務署
- 納税地異動届出書
- 給与支払い事業所移転届出書
納税地異動届出書は、オフィスを移転してからなるべく早く提出しましょう。期日は設けられていません。
給与支払い事業所移転届出書は、移転から1ヶ月以内に提出が義務つけられています。
都道府県税事務所
- 事業開始等申告書
こちらの書類は、各都道府県の条例に基づきますので、オフィス移転先の条例をご確認ください。
社会保険事務所
- 適用事業所所在地変更届
こちらは、オフィス移転から5日以内に提出しないといけない届け出です。移転してから準備しするのでは絶対に間に合いませんので、移転が決まったら準備するようにしましょう。
労働基準監督署
労働基準監督署に提出する書類は膨大です。以下に表としてまとめました。
労働保険名称・所在地変更届は移転から5日以内に提出しなければならない書類です。慌てないように事前に準備しておきましょう！
|
労働保険名称・所在地変更届 |
移転日の翌日から10日以内 |
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労働概算・増加概算・確定保険料申告書 |
保険関係成立の日から50日以内 |
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労働保険関係成立届 |
保険関係成立日の翌日から10日以内 |
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労働基準法に関するもの適用事業報告（様式23号の2） |
なるべく早く |
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就業規則（変更）届 |
本店移転時のみ、なるべく早く |
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時間外労働・休日労働に関する協定届 |
本店移転時のみ、なるべく早く |
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安全管理者選任報告（様式第3号） |
オフィス移転日から14日以内 |
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衛生管理者選任報告（様式第4号） |
オフィス移転日から14日以内 |
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産業医選任報告（書式第4号） |
オフィス移転日から14日以内 |
公共職業安定所
- 雇用保険事業主事務所各種変更届
オフィス移転日の翌日から10日以内に提出する必要があります。
郵便局
- 転居届
移転してから滞りなく提出しましょう。提出が遅れると、以前のオフィスに郵便物が届いてしまいます。気をつけましょう。
社員証、各種健康保険証など、窓口へお越しになる方との会社、団体等との関係が分かるものを持参しないといけませんので、注意しましょう。
消防署
- 防火管理者選任届
移転してからなるべく早く提出しましょう。
警察署
- 自動車保管場所証明申請書
駐車場があるオフィスは、移転してからなるべく早く提出しましょう。
NTT
- 電話架設申込（既契約の電話の移設）
- 電話架設申込(新規申込)
- 旧ビルの電話撤去依頼
移転前に全て申し込みをしておきましょう。
余裕を持ったスケジュールをたてて、オフィスの移転を成功させましょう！
オフィスの移転にかかる時間は、一般的に6~9ヶ月とも言われており、業者の選定や提出する届け出など、やることがとても多いです。
オフィスの従業員が全員で協力して、移転に向けた作業を進める必要があります。
移転の担当者を決めて、より効率的に引っ越し準備をしていきましょう！
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